Cómo usar roles y permisos para que tu equipo publique propiedades sin riesgos
Configura roles y permisos en tu inmobiliaria para que agentes y administrativos publiquen propiedades sin riesgos. Descubre cómo asignar OWNER y AGENT según cada función.
Cuando trabajas con un equipo en tu inmobiliaria, la publicación de propiedades deja de ser cosa de una sola persona. Agentes, administrativos y supervisores necesitan acceso al sistema, pero no todos deben poder hacer lo mismo: algunos solo publican, otros gestionan contactos, y algunos tienen control total.
Sin una estructura clara de permisos, los riesgos crecen: un agente puede borrar una propiedad ajena por error, alguien modifica datos sin autorización, o se pierden cambios importantes. Por eso Alquenia te permite invitar usuarios a tu organización con roles específicos.
Los roles disponibles: OWNER y AGENT
Alquenia ofrece dos roles principales para tu equipo:
OWNER: Es el administrador de la organización. Tiene control total: puede publicar propiedades, gestionar contactos y leads, invitar o remover usuarios, y acceder a todas las funciones del plan contratado. Usa este rol solo para quienes toman decisiones sobre la cuenta.
AGENT: Es el rol para agentes y operadores. Pueden publicar propiedades y trabajar con contactos y leads, pero sin acceso a la configuración de la organización ni a la gestión de usuarios. Ideal para tu equipo de ventas y operaciones.
Cómo asignar roles según tu estructura
La clave está en pensar qué necesita hacer cada persona:
- Dueño o gerente general: OWNER. Necesita visibilidad completa y control sobre quién accede a qué.
- Agentes inmobiliarios: AGENT. Publican sus propiedades, gestionan sus contactos y leads, pero no pueden tocar la configuración ni invitar usuarios.
- Administrativo: AGENT también funciona si solo gestiona publicaciones y contactos. Si necesita invitar usuarios o cambiar configuración, debe ser OWNER.
Qué protege esta estructura
Con roles bien asignados:
- Cada agente trabaja en su espacio: Un AGENT no puede ver ni modificar la configuración de la organización, solo sus propiedades y contactos.
- Se evitan borrados accidentales: Los permisos limitan qué acciones puede hacer cada rol, reduciendo errores.
- Hay trazabilidad: Cada usuario accede con su propia cuenta, así sabes quién hizo qué.
- El control sigue en manos de los OWNER: Solo los administradores pueden invitar nuevos usuarios o cambiar roles.
Límite de usuarios por plan
Ten en cuenta que cada plan tiene un tope de usuarios que puedes invitar. Si tu equipo crece, es algo a considerar al elegir o actualizar tu plan.
Pasos prácticos para empezar
- Identifica quién necesita acceso: Lista tu equipo y qué tareas hace cada uno.
- Asigna roles según responsabilidades: OWNER para administradores, AGENT para operadores.
- Invita usuarios a la organización: Desde el backoffice, agrega cada persona con su rol.
- Comunica qué puede hacer cada rol: Evita confusiones sobre permisos.
- Revisa periódicamente: Si alguien se va o cambia de rol, actualiza los permisos.
Una estructura de permisos clara no solo protege tus datos: también acelera el trabajo porque cada uno sabe exactamente qué puede hacer sin depender de otros para tareas rutinarias.
Si tu equipo crece y necesitas más control sobre quién publica qué, como explicamos en cómo organizar tu cartera de propiedades para maximizar visibilidad en el marketplace, los roles son el primer paso para escalar sin caos.
Invita a tu equipo a Alquenia y configura los roles que necesitas para que cada uno publique sin riesgos.